Una de las preguntas que mas nos hacen cuando asesoramos a una empresa es: "deberia contratar un SaaS o hacer software a medida?". La respuesta corta es: depende. La respuesta larga es lo que te cuento en este articulo.
Vamos a ver los criterios reales que usamos nosotros para decidir, despues de haber trabajado en proyectos de ambos tipos durante mas de 20 anos.
La pregunta equivocada
Antes de entrar en criterios, hay que matizar la pregunta. Lo que en realidad estas preguntando es tres cosas distintas:
- ¿Necesito un software generico o uno adaptado a mi negocio?
- ¿Quiero pagar una mensualidad o una inversion unica?
- ¿Quiero ser dueno del software o alquilarlo?
Estas tres preguntas suelen ir juntas, pero no siempre. Por ejemplo: puedes hacer un software a medida y alojarlo como SaaS (mensualidad + hosting). O puedes comprar una licencia SaaS y personalizarla con modulos propios. Las cosas son mas mezcladas de lo que parece.
Cuando conviene un SaaS
Un SaaS (Software as a Service) es la opcion correcta cuando:
- Tu proceso es estandar: contabilidad, facturacion, nominas, CRM, email marketing. Si haces lo mismo que millones de empresas, hay un SaaS que lo hace bien.
- Necesitas empezar YA: un SaaS esta operativo en horas, un desarrollo a medida lleva meses.
- Tu presupuesto inicial es limitado: pagar 50-200 euros al mes es mas asumible que una inversion de 20.000-100.000 euros.
- Te da igual que otros usen lo mismo: no buscas diferenciacion en el software sino en lo que haces con el.
- Tu volumen es pequeno o medio: con SaaS el coste crece con el numero de usuarios o clientes, pero es predecible.
Ejemplos tipicos donde siempre recomendamos SaaS: contabilidad, email marketing, CRM basico, facturacion, almacenamiento en la nube, suite de oficina, gestion de proyectos para equipos pequenos.
Cuando conviene software a medida
El software a medida compensa cuando:
- Tu proceso es diferencial: lo que haces es parte de tu ventaja competitiva y ningun SaaS lo hace como tu necesitas
- Los SaaS existentes no encajan: los has probado y siempre hay algo critico que no funciona como deberia
- Tu volumen es alto: cuando pagas miles de euros al mes en licencias SaaS, empieza a compensar ser dueno del software
- Necesitas integracion profunda: conectar sistemas de una forma que los SaaS estandar no permiten
- La propiedad es estrategica: el software forma parte del activo de tu empresa y no quieres depender de un tercero
- Quieres escalar sin que te dupliquen la factura: con SaaS, 10x usuarios = 10x coste. Con software propio, el coste marginal tiende a cero.
Ejemplos donde recomendamos a medida: ERP muy adaptado al sector, portales de cliente propios, integraciones complejas entre sistemas, productos que planeas comercializar, software critico para la operativa.
El modelo mixto (lo que mas usamos)
La realidad es que en la mayoria de nuestros proyectos usamos un modelo mixto: SaaS para lo estandar y a medida para lo diferencial.
Por ejemplo, en un cliente de turismo:
- SaaS: contabilidad (Holded), nominas (A3nom), email marketing (Mailchimp), almacenamiento (Google Workspace)
- A medida: channel manager propio, portal de cliente B2B, integracion entre reservas y facturacion, dashboard de KPIs del grupo
Esto les permite minimizar inversion inicial en lo que no aporta diferenciacion y maximizar el control sobre lo que si.
Como decidir en tu caso
Si estas en la duda, preguntate lo siguiente:
- ¿Hay un SaaS que haga lo que necesitas? Si la respuesta es "si, pero con algunas limitaciones menores" → SaaS. Si es "no, o solo aproximadamente" → a medida.
- ¿Cuanto pagarias al mes en SaaS para cubrir esta necesidad? Si son mas de 500-1000 euros al mes durante varios anos, ya compensa evaluar a medida.
- ¿Este proceso es parte de tu diferenciacion? Si es un proceso core de tu negocio y lo que te diferencia, el software a medida te da control. Si es un proceso de soporte (contabilidad, RRHH), el SaaS es mejor.
- ¿Tienes equipo tecnico para mantener software propio? Aunque te lo desarrollemos nosotros, necesitas alguien que tome decisiones tecnicas a medio plazo. Si no lo tienes, un SaaS gestionado es menos riesgo.
- ¿Cuanto es tu horizonte? Si planeas usar el sistema durante mas de 5 anos, a medida puede tener mejor ROI total. Menos, probablemente SaaS.
Los errores que mas vemos
Al cabo de los anos hemos visto muchos clientes equivocarse en esta decision. Los errores tipicos son:
- Desarrollar a medida lo que un SaaS ya hace: gastar 40.000 euros en un CRM cuando HubSpot cuesta 80 euros al mes
- Forzar un SaaS que no encaja: aguantar meses con un SaaS que "casi funciona" porque ya se pago la licencia anual
- Subestimar el coste total del desarrollo: el precio inicial no es todo, hay mantenimiento, actualizaciones, hosting...
- Sobrevalorar la "personalizacion" del SaaS: muchos SaaS venden flexibilidad que en la practica es muy limitada
Nuestra recomendacion honesta
Como regla general: empieza por SaaS siempre que puedas. Solo plantea software a medida cuando hayas probado los SaaS existentes, sepas exactamente que les falta, y tengas claro que la inversion compensara a medio plazo.
Y si estas en el punto donde ya no sabes que decidir, hablemos. Hacemos auditorias gratuitas para ayudarte a tomar la decision correcta sin vendertela.